In 9 stappen naar een perfect stranduitje

Heb je wel eens vaker een bedrijfsuitje georganiseerd? Dan weet je vast wat er gebeurt als het (half) jaarlijkse bedrijfsuitje niet helemaal is wat jouw collega’s ervan verwacht hebben.

Of heb je nog nooit een uitje georganiseerd en ben jij dit jaar degene die het mag doen? Ik ga je hier zoveel mogelijk tips geven om het perfecte uitje voor jullie groep te organiseren.

Wat de meeste mensen niet weten is dat het een hele lastige klus is om het bedrijfsuitje te (moeten) regelen. Iedereen verwacht er veel van en ook dat je ‘het wel even doet’. Zo simpel is het alleen helemaal niet. De meeste mensen kijken al lang uit naar het uitje, en sommigen kijken er al lang tegenop.

Wat gaan we nu weer doen? Moet ik mee?

Het is toch niet te actief he?

Hoe zorg jij dat iedereen zich vermaakt, dat het uitje geslaagd is en ook dat jouw baas of de opdrachtgever tevreden is? 

Zorg dat je het niet alléén hoeft te doen. Als je met meerdere mensen in het organisatiecomité zit dan kan je het werk verdelen maar belangrijker, je hebt meer mensen die je helpen om het juiste programma samen te stellen voor jullie groep. Er zijn meer mensen die in kunnen schatten wat er leeft onder de medewerkers en wat ze wel en niet leuk zullen vinden. 

Dit is misschien wel de belangrijkste stap. Het lijkt makkelijk want het doel is vaak een leuk uitje organiseren. Maar er zit een groot verschil in wat leuk voor iedereen betekent. Zorg daarom dat je vooraf weet wat de medewerkers onder leuk verstaan. Hoe ziet dat er voor hen uit? Maar zorg zeker ook dat je weet wat jouw opdrachtgever ervan verwacht. 

Is een leuk uitje genoeg of moet het bijvoorbeeld ook de onderlinge band versterken, de samenwerking verbeteren. Moeten de medewerkers leren om beter problemen op te lossen of gaat het ook om onderling netwerken?

Goed om vooraf helder te hebben is wat de beperkingen die je hebt bij het organiseren. De volgende onderwerpen helpen je de randvoorwaarden in kaart te brengen. 

• Wat hebben jullie de afgelopen 3 jaar gedaan?
• Wat is de doelgroep (leeftijd spreiding, verhouding man/vrouw)
• Waar en wanneer? Wat is de datum, hoe lang mag het duren, doordeweeks of in het weekend.
• Wat is het budget?
• Wat is de globale tijdsplanning
• Moet het WKR bestendig zijn?
• Komen mensen met eigen vervoer of regel je het centraal?

Dit is het leuke gedeelte. Op basis van het doel en de randvoorwaarden kan je nu ideeën gaan verzamelen. Test vooral ook of deze ideeën passen bij wat de medewerkers onder leuk verstaan.

Er zijn vaak twee partijen waar je mee te maken hebt. De aanbieder van de activiteit die je wilt gaan doen en de horecalocatie. Als je bij meerdere aanbieders offertes aanvraagt krijg je een goed beeld van wat er te vinden is. En ook om een beeld te krijgen van de onderlinge verschillen en hoe ze omgaan met jullie aanvraag.

Nu je weet wat je gaat doen en waar kan je een definitief plan maken met de exacte tijden. Dit kan je als houvast gebruiken of zelfs als een draaiboek. Je kunt hierin ook vermelden wie wat nog moet doen en wie wat doet op de dag zelf.

Het definitieve plan vormt de basis om goedkeuring te krijgen van de opdrachtgever. 

Ook dit is een belangrijke stap en hier begint de voorpret voor iedereen. Bedenk wanneer je precies aan iedereen wilt laten weten wat het plan is. Houd je het tot het laatst geheim of mag iedereen het al weten? Voor beiden valt wat te zeggen. 

De uitnodiging moet in ieder geval wel de details bevatten zoals de datum en de begin en eindtijd. Zo kan iedereen zich er alvast op voorbereiden.

De uitnodiging is ook de plek om mensen gerust te stellen. Als je wilt dat zoveel mogelijk mensen mee gaan dan is het goed om in de uitnodiging in ieder geval een tipje van de sluier op te lichten. Bijvoorbeeld hoe fysiek de activiteit is of hoe ver het rijden is. 

De laatste check vind een paar weken van tevoren plaats. Hier loop je nog even alles na. Het plan, de tijdsindeling. Ook kan je nog contact opnemen met de aanbieder van de activiteit en de horeca. Vaak moet je bijvoorbeeld ook ruim van tevoren de definitieve aantallen doorgeven.

Als je alle voorgaande stappen hebt doorlopen dan hoef je op de dag zelf niet veel meer te doen. Alles verloopt volgens het draaiboek. Je kunt er nu niet veel meer aan veranderen. Vergeet niet dat er altijd wel iets is dat anders loopt dan gepland. Dat hoort bij een dat als dit. Vertrouw dan op je organisatie talent en improviseer ter plekke. 

Doe zelf lekker mee met de activiteit en vergeet niet dat het ook voor jou ook een bedrijfsuitje is en geen dag vol stress.

Het is goed om na afloop te kijken hoe alles is verlopen en of je het doel hebt gehaald. Hoe tevreden zijn de medewerkers en hoe tevreden is de opdrachtgever. 

Wat zou je een volgende keer anders doen? Als je deze stappen hebt gevolgd en vastgelegd dan heb je direct de basis alvast staan als je volgend jaar weer het uitje wilt organiseren.