3 meest gehoorde klachten van personeel bij een bedrijfsuitje op het strand (en 14 tips om ze te voorkomen)
Er is bijna geen beter bedrijfsuitje denkbaar dan een heerlijke dag op het strand met een afsluitende barbecue bij een strandpaviljoen. Iedereen gaat aan het einde van de dag voldaan naar huis met een blijvende herinnering aan een fantastische dag. Die blijvende herinnering is niet alleen een lekker kleurtje van de zon.
Een geslaagd evenement zorgt er ook voor dat de medewerkers elkaar eens op een andere manier leren kennen. Je ziet kanten van je collega’s die je nog niet kent en een leuke activiteit zorgt voor een speelse manier van interactie. De onderlinge band wordt zo versterkt wat zelfs kan leiden tot een betere samenwerking in de toekomst en een zekere trots om deel uit te maken van deze groep mensen en om bij het bedrijf te werken.
Tenminste dat is het ideale scenario. Een bedrijfsuitje op het strand heeft ook een aantal risico’s die kunnen zorgen voor een minder geslaagde dag. De drie meest gehoorde klachten onder het personeel vormen zelfs een serieus risico voor een verminderde sfeer op het werk.
Als organisator wordt jij erop aangekeken als het niet bevalt. Sterker nog, het kan meegenomen worden in jouw jaarlijkse beoordeling.
1 De activiteit valt tegen
Nummer 1 van de meest gehoorde klachten onder het personeel is dat ze de activiteit niet leuk vonden. Veel gehoorde klachten hierbij zijn:
- Te intensief
- Niet origineel
- Slechte begeleiding
Wat een blijvende positieve herinnering had moeten worden is nu een blijvende negatieve herinnering. De meeste mensen kijken al heel lang uit naar het jaarlijkse bedrijfsuitje. Ze hebben er echt zin in. Het is dan een grote teleurstelling als de activiteit niet zo leuk is wat ze hadden verwacht.
Je hebt zo je best gedaan om voor iedereen een leuke dag te maken en dan zie je aan het einde alleen maar verveelde gezichten. Dit duurt ook wel even. De eerste kans die je hebt om het goed te maken is volgend jaar! Grote kans dus dat je het minimaal een jaar lang moet aanhoren dat het geen leuk uitje was.
Er zijn heel veel aanbieders van activiteiten op het strand die allemaal activiteiten aanbieden met dezelfde naam. Kijk alleen maar eens in Google bij de zoekterm ‘blokarten’, ‘expeditie robinson strand’ of ‘bedrijfsuitje strand’ en je zult veel overeenkomsten zien.
Het lijkt er dan op dat het niet zoveel uitmaakt waar je het boekt. De snelste en makkelijkste manier om te kiezen is om vooral naar de prijs te kijken. Het is natuurlijk geweldig als je voordelig uit bent maar als je achteraf klachten krijgt van de medewerkers omdat ze niet tevreden waren dan heb je een probleem. Natuurlijk kan de goedkoopste aanbieder ook de beste oplossing voor jullie zijn alleen zorg er altijd voor dat je verschillende programma’s en offertes op meerdere punten met elkaar vergelijkt. Dit zorgt ervoor dat je een juiste keuze maakt. Maar misschien belangrijker nog, het helpt je ook om je te verdedigen als het tegenvalt.
De kans is groot dat jullie een bepaald budget hebben voor de activiteit en dat je een aanbieder kiest die hier precies binnen past. Een keuze die voor de hand ligt. Maar geen garantie voor een goede keuze voor jullie groep.
Hoe voorkom je een tegenvallende activiteit?
Als je vooraf een goede vergelijking maakt tussen de aanbieders en je komt boven het budget uit dan heb je een goed verhaal naar de budgethouder. Je kunt dan precies aangeven waarom je denkt dat het niet binnen het budget gaat passen. Als jij na een goede vergelijking kunt aangeven waarom je denkt dat het beste resultaat alléén kan met een (iets) hoger budget dan is de kans groot dat je dat ook krijgt.
Op welke onderdelen kan je de aanbieders vergelijken?
- Hoe past de activiteit binnen het doel dat jullie voor ogen hebben?
- Hoe actief is het programma en past dat bij de medewerkers?
- Hoeveel begeleiding is er bij de activiteit en wat is hun ervaring?
- Heeft de aanbieder recensies online?
- Wat houdt de activiteit precies in?
- Welke materialen worden er gebruikt?
- Is de aanbieder lid van de VeBON? Ook dit is geen garantie maar je weet zo in ieder geval wel dat er een serieus over veiligheid wordt nagedacht en dat alle deelnemers verzekerd zijn.
2 Het paviljoen heeft niet de juiste sfeer
Een programma op het strand kan je eigenlijk maar op één manier afsluiten. Met een barbecue op het strand. Een lekker zonnetje dat langzaam naar de zee zakt, gezellige collega’s om je heen en een hapje en een drankje bij een paviljoen. Kan niet meer stuk… Toch?
Nummer twee op de lijst van meest gehoorde klachten gaat over het paviljoen.
- De sfeer past niet bij ons
- Het personeel is niet vriendelijk
- We moesten te lang wachten
Hoe kies je het juiste paviljoen uit?
Er zijn alléén in Zandvoort al ruim 30 strandpaviljoens. Ruime keuze dus en grote kans dat er een paviljoen bij zit dat helemaal bij jullie bedrijf past. Maar hoe vind je die? Het kost uiteraard veel te veel tijd om het zelf helemaal in detail uit te zoeken. Toch is het wel belangrijk om hier wat tijd aan te besteden want het is een belangrijk onderdeel van het programma. Hoe leuk de activiteit ook kan zijn, als het eten en drinken niet goed is gaan je collega’s niet blij naar huis.
Hoe zorg je dat het paviljoen helemaal bij jullie past?
Vraag advies bij de aanbieder van activiteiten. Zij hebben ervaring met paviljoens en weten hoe ze werken en wat voor sfeer het paviljoen heeft. Vaak kunnen zij ook de hele horeca voor jullie regelen. Let alleen wel op dat ze dezelfde prijs rekenen als het paviljoen en niet bijv €3 pp bovenop de prijs van de bbq doen (ja dit gebeurt echt!).
Ga vooraf bij het paviljoen langs. De beste check is om vooraf langs te gaan. Eventueel kan je daar ook met de aanbieder van activiteiten afspreken zodat je alles in één keer kunt doornemen.
Maak een gedetailleerde tijdsplanning van het hele programma en stem dat met de aanbieder van activiteiten en met het paviljoen af.
3 Het is slecht weer voor een bedrijfsuitje
Je hebt aan alles gedacht vooraf om er een succes van te maken en dan regent het op de dag zelf. Heel vervelend natuurlijk maar hier kan je helemaal niks aan doen.
Tips om rekening te houden met het weer
Kies de juiste periode. In het voorjaar is er nergens een plek in Nederland waar minder regen valt dan aan de kust. Dat is de meest veilige periode. Daarnaast kan het najaar vaak ook prima. De temperatuur is dan in ieder geval nog goed. Een regenbui bij 15 graden is minder erg dan regen bij 5 graden.
Zorg voor goede kleding. Als de temperatuur goed is en het regent dan kan je hier met de juiste kleding veel mee redden. Als iedereen regenkleding mee heeft blijf je in ieder geval droog. Nog beter is om dit centraal te regelen en regenkleding voor iedereen mee te nemen als het weer hier om vraagt.
Alternatief programma. Er zijn paviljoens die een speciale ruimte hebben voor groepen. Deze kan je reserveren voor het geval van een back-up. Spreek dit alleen wel door met de aanbieder zodat zij ook een alternatief programma klaar hebben staan bij slecht weer. Een paviljoen rekent hier vaak wel extra voor maar als je zeker wilt zijn dat je droog blijft is dat het wel waard.
Er zijn dus zeker wel een aantal risico’s als je een bedrijfsuitje op het strand wilt doen met je collega’s. Er zijn echter ook veel maatregelen die je kunt nemen om de risico’s te beperken. Het kost wel wat tijd vooraf maar zo heb je één van de leukst mogelijke uitjes die je je kunt voorstellen. Als je zorgt voor een goede organisatie dan heb je de kans om al je collega’s een fantastische dag te bezorgen.
En wellicht zelfs meer dan dat, een activiteit die nog jaren als positief vergelijkingsmateriaal dient.
