Hoe voorkom je extra belasting over je bedrijfsuitje of teambuilding door de WKR

De Werkkostenregeling (WKR) behandelt wat je als werkgever onbelast aan werknemers mag geven. Deze regeling is al sinds 2011 actief en sinds 1 januari 2015 verplicht voor werkgevers. Het doel van deze regeling is om alle oude regels rond de werkkosten te vereenvoudigen. De regel zelf is ook vrij makkelijk alleen bestaat er over de vrijstellingen nogal wat onduidelijkheid.

Juist die vrijstellingen zijn ook van invloed op evenementen en meer specifiek bedrijfsuitjes en teambuilding activiteiten. Bedrijfsuitjes worden vaak gezien als loon en vallen daarom onder de WKR regeling. Dit kan betekenen dat er extra (loon)belasting over betaald moet worden wat op kan lopen tot 80%.

Als organisator van bedrijfsuitjes kan je door vooraf de juiste keuzes te maken zorgen dat een bedrijfsuitje of teambuilding activiteit niet tot extra belastingdruk leidt.

Wat is de Werkkostenregeling (WKR) precies?

Iedere werknemer moet in Nederland loonbelasting betalen over het loon dat hij/zij verdient. De loonbelasting hoef je niet zelf af te dragen maar wordt door de werkgever ingehouden op het loon en namens de werknemer aan de belastingdienst afgedragen.

De loonbelasting wordt samen met de premie voor volksverzekeringen ingehouden. De hoogte van de loonbelasting hangt af van hoeveel je verdient.

Een werkgever mag in sommige gevallen extra vergoedingen geven aan een werknemer zonder dat hier loonbelasting over betaald moet worden. Dit is waar de Werkkostenregeling (WKR) om de hoek komt kijken. De werkkostenregeling gaat in het kort over de vergoedingen die je als werkgever onbelast aan je personeel mag geven.

Belastingdienst: De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking gestelde voorzieningen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen.

Volgens de WKR regeling (bron 2024) mag een werkgever een werknemer tot 1.92% van de totale loonsom tot €400.000 (van alle medewerkers samen) onbelast vergoeden en 1.18% van het loon boven €400.000 . Dit wordt de vrije ruimte (ook wel forfait) genoemd. Als het bedrag van de vergoedingen boven de 1.92% komt dan moet hierover 80% loonbelasting betaald worden. De hoogte van de vrije ruimte kan je berekenen als je de totale loonkosten weet en het aantal FTE’s.

Wat valt er binnen de WKR regeling en wat valt erbuiten

Om te kunnen bepalen wat binnen de WKR regeling valt en wat niet is het eerst goed om te kijken wat er precies onder loon verstaan wordt. Dit is alles wat een werknemer krijgt op grond van zijn dienstverband. Het maakt niet uit of dit loon in geld is of loon in natura. Dit hoeft ook niet alleen het bedrag te zijn dat is afgesproken in de arbeidsovereenkomst.

Voorbeelden van beloningen die onder de WKR regeling vallen

1. Een fiets of elektrische scooter. De werkgever schaft 5 fietsen aan die aan werknemers gegeven worden
2. Vergoedingen voor maaltijden tijdens werktijd
3. Een werkgever beloont iedereen met een kerstpakket
4. Reiskosten boven 23 cent per kilometer
5. Een bedrijfsuitje voor het personeel
6. Vergoedingen voor fitnessabonnementen of sportfaciliteiten op het werk

Er zijn legio andere voorbeelden te bedenken. Belangrijk hierbij is de afweging waarom een werknemer het krijgt. Als het als een beloning is dan valt het onder loon. Als het nodig is voor de uitvoering van de functie dan valt het niet onder de regeling zoals in de volgende paragraaf wordt behandelt.

Voorbeelden van beloningen die niet onder de WKR regeling vallen

1. Voordelen buiten het dienstverband. Bijvoorbeeld een attentie die iemand anders ook zou geven zoals een bos bloemen bij een huwelijksjubileum.
2. Vergoedingen voor intermediaire kosten. Hierbij kan je denken aan een zakelijk diner dat een werknemer declareert.
3. Vrijgesteld loon zoals een vergoeding bij schade of verlies.
4. Verstrekkingen waarvoor een werknemer een eigen bijdrage betaalt.
5. Premies voor de pensioenregeling die de werkgever betaalt.
6. Reiskostenvergoeding openbaar vervoer
7. Vergoedingen voor opleidingen en cursussen die gericht zijn op het verbeteren van de vaardigheden van de werknemer voor de huidige functie  

Vrijstellingen binnen de werkkostenregeling

Naast dat er beloningen en vergoedingen zijn die binnen of buiten de WKR vallen zijn er nog een aantal vrijstellingen. Dit betekent dat deze vrijstellingen niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Er hoeft dus geen loonbelasting over betaald te worden en ze vallen niet onder de 1,2 %. De belangrijkste categorieën zijn de volgende:

1. Abonnementen voor openbaar vervoer
2. Reiskosten tot € 0,23 per kilometer;
3. Verhuiskosten vanwege werk;
4. Maaltijden bij overwerk;
5. Verklaring omtrent gedrag (VOG).

Er zijn een aantal stappen die je kunt doorlopen als je vergoedingen in de WKR ruimte wilt onderbrengen.

stap 1:
Bepaal of de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon is. De werkkostenregeling geldt alleen voor loon.

stap 2:
Is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon, ga dan na of deze onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen valt.

stap 3:
Valt de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling niet onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen, kies dan of u deze als eindheffingsloon aanwijst of als loon

stap 4:
Bereken over het bedrag boven de vrije ruimte 80% eindheffing.

WKR en evenementen

Nu de basis van de WKR duidelijk is kunnen we kijken hoe je met de werkkostenregeling om kunt gaan bij evenementen. Zowel voor externe relaties als voor het eigen personeel bij een personeelsfeest, bedrijfsuitje of teambuilding evenement.

Evenementen voor relaties

Relatiedagen, klanten dagen of zelfs een congres voor externe relaties vallen allemaal niet onder de WKR regeling. Ze kunnen niet gezien worden als loon. Er hoeft hier dus ook niet gekeken te worden of het binnen de vrije ruimte valt of dat er een eindheffing over verschuldigd is.

Evenementen voor werknemers

Evenementen voor werknemers zijn in de meeste gevallen loon en vallen daarmee onder de WKR regeling.

Binnen de vrije ruimte met evt eindheffing

• Evenementen op een externe locatie
• Geen (overwegend) zakelijk karakter
• Niet georganiseerd vanuit de personeelsvereniging

Buiten de vrije ruimte maar als vrijstelling of nihilwaardering

• Evenementen op de eigen locatie
• (overwegend) zakelijk karakter van het evenement
• Georganiseerd vanuit de personeelsvereniging

Een belangrijk aspect is het karakter van het evenement. Bij een overwegend zakelijk karakter valt het onder de gerichte vrijstelling bij een feestelijk karakter valt het onder het forfait (vrije ruimte).

Een bedrijfsuitje is doorgaans een beloning voor het personeel en een teambuilding activiteit is een investering en heeft daarmee een zakelijk karakter. De termen bedrijfsuitje en teambuilding worden vaak door elkaar gehaald maar er zijn duidelijke verschillen te herkennen die in lijn liggen met het karakter van het evenement.

Tips om een evenement buiten de vrije ruimte te houden

1. Kies een activiteit die ook bij jullie op het bedrijf gehouden kan worden. Het maakt dan niet uit of het een zakelijk karakter heeft of niet. In beide gevallen valt het evenement onder de vrijstellingen en hoeven de kosten niet in de vrije ruimte meegerekend te worden.
2. Train kennis en/of vaardigheden. Met andere woorden, kies voor een teambuilding activiteit met een helder doel in plaats van alleen als uitje. Als het evenement overwegend een zakelijk karakter heeft dan valt het onder de vrijstellingen.
3. Organiseer het evenement via een personeelsvereniging of personeelsfonds. Zolang de bijdrage van de werkgever beneden de 50% blijft hoeft het bedrag niet in de vrije ruimte opgenomen te worden.

Wat zijn de kansen van de WKR

Eén ding is wel zeker met deze regeling. Als hier serieus mee om wilt gaan en alle mogelijkheden wilt benutten dan wordt je haast wel gedwongen om goed na te denken over de inhoud en het doel van de evenementen die je als bedrijf organiseert. En als je dit goed aanpakt dan zijn hier zowel de organisatie als de deelnemers (werknemers en/of klanten) alleen maar bij gebaat.

Een goede omgang met de WKR kan zelfs tot een hogere kwaliteit evenementen leiden. Een bedrijfsuitje heeft als belangrijkste doel om personeel te belonen en dat gebeurt meestal door een programma te kiezen dat vooral gericht is op plezier van de deelnemers.

Het kan voor een bedrijf interessant zijn om in plaats van het jaarlijkse bedrijfsuitje te kijken naar een programma dat niet alleen plezier en fun als doel heeft maar daarnaast ook kennis en vaardigheden traint die tijdens het dagelijks werk gebruikt kunnen worden.

Grijs gebied

Evenementen die op de eigen locatie gehouden worden of die via een personeelsvereniging georganiseerd worden vallen onder de vrijstelling. Voor deze evenementen (bedrijfsuitjes of teambuilding activiteiten) is de regeling helder.

Evenementen waarvan bepaald moet worden of het gaat om een zakelijk karakter of niet zijn soms wat minder makkelijk te plaatsen. Een goed evenementenbureau of organisatie bureau kan hier goed bij adviseren alleen blijft het eindoordeel aan de belastinginspecteur. De verantwoordelijkheid ligt daarmee bij de opdrachtgever van het evenement.

Als je als bedrijf zeker wilt zijn dat een evenement niet leidt tot extra belasting dan is het te overwegen om al duidelijk te kiezen voor een zakelijk karakter. Zo houd je de vrije ruimte over voor andere beloningen en hoef je geen 80% eindheffing af te dragen als de vrije ruimte al benut is.

In 3 stappen naar een teambuilding evenement met zakelijk karakter

Een bedrijfsuitje op de bedrijfslocatie of dat georganiseerd is door een personeelsvereniging hoeft in ieder geval niet in de vrije ruimte opgenomen te worden (of in de eindheffing van 80%). Als je als organisator een evenement wilt organiseren voor het personeel, hoe zorg je dan voor het zakelijke karakter dat nodig is om onder de vrijstellingen te vallen?

 1. Zorg voor een duidelijk doel van het evenement

Als je helder hebt wat je wilt bereiken met het evenement dan is het makkelijker om hier een passend programma voor te kiezen. Dit doel kan uiteraard plezier en fun zijn maar zorg dat dit niet het enige doel is. Kijk naar (collectieve) kennis of vaardigheden die je wilt verbeteren. Bijvoorbeeld:

• Verklein de barrières tussen afdelingen
• Project planning maken en uitvoeren
• Werk aan een gezamenlijk doel
• Inleven in de kernwaarden en normen van het bedrijf

2. Kies een programma dat op alle aspecten dit doel aantoonbaar ondersteunt

Er zijn veel aanbieders van activiteiten voor zowel bedrijfsuitjes als teambuilding activiteiten. Kies hier voor een aanbieder die meerdere programma’s in het portfolio heeft zodat het doel van het programma niet geforceerd aan een bepaald programma gekoppeld hoeft te worden. Er zijn duidelijke voordelen van een juiste match tussen programma en doelstellingen:

• Het evenement valt onder de vrijstellingen
• Het programma leidt tot beter gemotiveerd personeel
• De productiviteit en efficiëntie van het personeel worden vergroot

3. Toets vooraf of het programma onder de vrijstellingen van de WKR valt

Een goed bureau kan inschatten of een programma onder een zakelijk karakter valt of niet. Zorg er wel voor dat je dit voorafgaand aan het evenement doet zodat je nog kunt bijsturen. Het zou zonde zijn om achteraf te merken dat evenement toch moet worden meegenomen in de vrije ruimte of zelfs tot een eindheffing van 80% leidt.

Conclusie

De WKR regeling is bedoeld om de regelingen rond belastingvrije vergoedingen te vereenvoudigen. Hoewel dit in eerste instantie lijkt te lukken is er nog wel onduidelijkheid rond de vrijstellingen waar ook bedrijfsuitjes en teambuilding activiteiten onder vallen.

Als je als bedrijf een bedrijfsuitje of teambuilding programma organiseert en je wilt niet dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte (vergoeding die je belastingvrij aan personeel mag geven) en je wilt ook niet dat dit tot een extra belasting van 80% leidt dan zijn er genoeg mogelijkheden door een bedrijfsuitje of personeelsfeest op de eigen locatie (van het bedrijf) te houden of via een personeelsvereniging.

Bij een bedrijfsuitje of teambuilding evenement op een externe locatie of als het niet via een personeelsvereniging gaat is het belangrijk om te zorgen voor een overwegend zakelijk karakter. Dit hoeft echter geen saai evenement te betekenen. Integendeel. Het belangrijkste doel hoort hoe dan ook plezier en fun te zijn. Aangevuld met een doel waarbij kennis en/of vaardigheden getraind worden leidt dit zelfs tot beter gemotiveerd personeel met een verhoogde effectiviteit in het dagelijks werk.

Teambulding activiteiten die gericht zijn op de cultuur en het activeren van de kernwaarden zijn in ieder geval WKR proof. Net als activiteiten waarbij je vaardigheden, zoals de Human Skills (soft skills) oefent.